Ergebnisse Rückblick Planungstreffen

    • Stehfrühstück kam gut an und die Idee dahinter funktionierte (80 Brötchen bei 35 TN (26EA) ausreichen; viel aber ging im Laufe der Zeit weg; 1 Kiste Softdrinks -> eher schon zu viel; 4 Packungen Plätzchen – könnten mehr sein)
    • Ratspräsenz war nicht optimal -> jetzt schon auf kommendes Planungstreffen hinweisen (29.06.)
    • Vorstellungsrunde: ruhig in der Gruppenphase belassen, jedoch Moderatoren besser briefen“! -> Zettel mit allen Infos, was sie beachten sollen (Vorstellungsrunde zu Beginn, Einleitungssatz zum Thema und auf Verankerung im Leitbild hinweisen)
    • Zudem sollten sich die 3 Hauptorganisatoren vorstellen (in der großen Runde)
    • Ggf. Stehkaffee, Pausen, WUP auf der „Terrasse“ -> mehr Bewegung, durch zwei Fluchttüren jedoch quasi schon in der Aula -> kaum Verzögerung
    • Einen Generalschlüssel vorher besorgen (wegen Kaffeekannen aus Milagroflur)
    • Evaluation von Veranstaltungen:
      • im Vorfeld – nicht auf dem Planungstag (nicht zielführend, zu starke Beeinflussung)
      • Veranstalter sollen im Nachklang eines Events ein Formular ausfüllen; zudem Hinweis auf Evaluationskarten -> Barbara und Sören planen hierzu etwas
      • eine Woche vor Planungstreffen kommt Mail an Ratsverteiler mit den Ergebnissen, zudem ein Plakat, wo die Basics draufstehen (nicht alles, zu viel)
    • Themengebiete:
      • Bis an die Grenzen: 15 TN (davon 10 EA)
      • Denk mal drüber nach: 18 TN (davon 16 EA)
      • Auf der Suche: 16 TN (davon 12 EA)
      • Gemeindeleben: 20 TN (davon 18 EA)
      • mal laut und mal leise: 16 TN (davon 15 EA)
      • ist das Kunst?: 11 TN (davon 5 EA)
    • Frage: Passen die Namen? Kultur/Kunst wenig nachgefragt, Laut/Leise: starker Referatsbezug?
    • Die Themen im Vorfeld bunt ausdrucken (A1), den Moderatoren Karte mit ihrem Thema in einer unterschiedl. Farbe geben
    • Mehr Zeit einplanen – bis 13:30 oder 14:00
    • Problematische Austauschrunde, noch keine ideale Lösung gefunden:
      • Aufgabe: Doppelungen aussortieren (liegt bei Tischmoderatoren, die ja ihre Zettel alle kennen)
      • Events ausfiltern, die keinen Verantwortlichen haben (Kategorie Obmann/-frau gesucht), bzw. bei zu hoher Arbeitsbelastung (Einschätzung HA) oder bei inhaltlichen Bedenken (ggf. direkt Nachfragen)
      • Ranking vom Arbeitsaufwand soll in die Ideenphase verschoben werden! Klare Benennung, was die einzelnen Farben bedeuten (1 Treffen; 2-3 Treffen; mehr Treffen bzw. etwas anderes)
      • Pause besser füllen (nicht Übernehmen einer Aufgabe (Tische schleppen) sondern etwas informatives/kreatives
      • Evtl. in Ideenphase Einführung eines Stimmungsbildes zu jeder Idee -> lohnt die Veranstaltung, besteht breites Interesse, würde man da hingehen -> neues Feld auf Ideenzettel (x von y würden zu dieser Veranstaltung gehen)
    • Datenschutzhinweis beim Aushang der Zettel zum Eintragen
    • Abend an der Aa bitte eine Woche später -> Vorbereiten der Infowände zum Eintragen
    • Fahrtenproblematik: neuer GA muss als erstes die Fahrtensitzung leiten. Evtl. hierzu Handzettel für den neuen GA, wo es drauf ankommt (Finanzen, Inhalt, Kapazitäten)
  • Anfang Mai 4-5 Personen, die den kommenden Planungstag (29.06.) vorbereiten

 

 

Hier die Ergebnisse der Rückmeldungen vom Planungstreffen selbst:

Rot Grün
Zu wenig Zeit (5x) Tische von Studierenden geleitet(5x)
Eventformular in den Gruppen erklären (Steh-)Frühstück(10x)
Zettel ggf. „nachhaltiger“ (also digital) Gute Orga (8x)
Auswertungszeit zu kurz Kreative Atmosphäre (2x)
Orientierung am Leitbild fehlte Durchdachte Struktur (6x)
Kann man alles schaffen? Gute Themen
Mülleimer fehlt Offene/schöne Atmosphäre (6x)
Vorstellungsrunde fehlt (2x) Viele gute Ideen (3x)
Wenig neue Leute Nicht langwierig
Nur in der Aula (vllt. Beim nächsten Mal Stationenpools in versch. Räumen) Engagement
Wunsch: Themen, die nicht besetzt/nicht umgesetzt worden sind, ins WS mitnehmen und nochmal aufgreifen Spannende Angebote
Aulataugliche WUPs (2x) Große Teilnehmendenzahl
Ideen ohne Ansprechpartner 30 Min. Diskussionszeit tatsächlich nötig
Evaluation der Veranstaltungen des vergangenen Semesters wäre schön (2x) Gute Zeitplanung
Rat wenig präsent Gute Gesprächsanlässe/ -runden (2x)
Themen der Planungsrunden teilweise unklar(2x) Ordnung nach Themen (à Leitbild) (3x)
Inhaltliches/thematisches Umdenken fehlte Fixe Termine schon bekanntgegeben
Mehr Themen differenzieren Kooperationsveranstaltungen
Ideen noch sehr referatsorientiert Planungstag an sich eine gute Sache
Andere Koordination in der HA/Orga-Gruppe à Vorstellung der Veranstaltung à mehr Zeit? Aufteilung in mithelfen und Schreiben erster Mail
Zu wenig Coop-Partners/Vertreter*innen Heterogene, motivierte Gruppe (2x)
Gemeinsames Milagro-Frühstück fehlte Automatisches Aufräumen am Ende
  Buntes, akzentuiertes Programm
  Namensrunden erst in Tischgruppen
  Zwei Durchgänge pro Thema
  Zettel auf den Stehtischen zum Gesprächseinstieg
  Gute Laune
  Freieres Denken

 

Ich hoffe, ich habe nichts wichtiges vergessen. Sonst bitte im Board unter diesem Beitrag ergänzen.
Hier noch der Link zu den Ergebnissen der Vorbereitung (damit alles Komplett ist):
https://board.kshg.de/question/ergebnis-vorbereitung-planungstag/

Veröffentlicht am 7. Februar 2019 in Eventplanung.
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